Software di fatturazione gratis: quando basta e quando no
Il software di fatturazione gratis esiste davvero: sono i servizi dell'Agenzia delle Entrate. Che cosa fanno, che cosa non fanno, quando bastano a un forfettario e qual è il segnale che è arrivato il momento di passare a un gestionale.
Il gratis vero esiste, e te lo dà l'Agenzia delle Entrate. La domanda giusta è per quanto tempo ti basta.
Sì, il software di fatturazione gratis esiste: sono i servizi dell'Agenzia delle Entrate. Che cosa fanno davvero, quando bastano e qual è il segnale che è arrivato il momento di cambiare.
Esiste un software di fatturazione gratis?
Sì, ed è quello dell'Agenzia delle Entrate: la fatturazione elettronica gratuita passa da una procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, da un software da installare sul PC e dall'app FatturAE per smartphone e tablet, con cui predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture (fonte: Agenzia delle Entrate, area tematica fatturazione elettronica, consultata nel 2026). Per chi emette poche fatture e non deve rendicontare lavoro è una risposta completa. Il punto non è se il gratis esiste: è capire che cosa fa, che cosa non fa, e riconoscere il momento in cui smette di bastare.
In sintesi
- L'Agenzia delle Entrate offre tre strumenti gratuiti: procedura web su Fatture e Corrispettivi, software per PC e app FatturAE, con conservazione gratuita ad adesione.
- Si accede con SPID, CNS o credenziali dell'Agenzia: nessun canone, nessun limite di fatture dichiarato.
- Sono strumenti per predisporre il singolo documento: non gestiscono clienti, lavoro svolto, canoni ricorrenti o incassi.
- Il segnale che il gratis non basta più: quando prima di ogni fattura ricostruisci a mano il lavoro fatto nel mese.
Che cosa fanno davvero gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate?
Coprono l'adempimento, per intero e senza costi. È già molto, ed è giusto dirlo prima di parlare dei limiti.
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Predispongono e trasmettono
La procedura web e l'app FatturAE compilano la fattura elettronica e la inviano al Sistema di Interscambio, senza intermediari da pagare.
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Conservano a norma, gratis
Aderendo al servizio di conservazione dell'Agenzia, le fatture emesse e ricevute sono conservate senza costi aggiuntivi.
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Chiedono solo l'identità digitale
L'accesso passa da SPID, CNS o credenziali dell'Agenzia: nessuna registrazione commerciale, nessun dato di pagamento.
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Ragionano a documento
Sono pensati per predisporre la singola fattura, non per gestire clienti, lavoro svolto, canoni e incassi: quella parte resta fuori, su fogli e promemoria.
Quando il gratis basta, e quando smette di bastare?
Dipende da una variabile sola: quanto lavoro c'è dietro ogni fattura. Se la fattura è un documento che scrivi in cinque minuti a testa libera, il gratis basta; se è il riepilogo di un mese di lavoro su più clienti, il costo vero non è il canone di un gestionale ma le ore passate a ricostruire.
| La tua situazione | Il gratis basta? |
|---|---|
| Poche fatture l'anno, importi decisi a tavolino | Sì: la procedura web o l'app FatturAE coprono tutto, conservazione inclusa. |
| Regime forfettario con clienti occasionali | Sì, finché non devi rendicontare a nessuno il lavoro svolto. |
| Fatturi tempo e attività su più progetti | No: il lavoro va ricostruito a mano a ogni fine mese, ed è lì che si perdono le voci. |
| Vendi canoni ricorrenti (hosting, assistenza, manutenzione) | No: i rinnovi vanno ricordati, calcolati e riportati a mano, uno per uno. |
| Vuoi sapere se un progetto ti ha fatto guadagnare | No: la fattura dice quanto hai incassato, non quanto ti è costato il lavoro. |
Per le ultime tre righe della tabella serve un gestionale che parta dal lavoro, non dal documento: è il caso d'uso per cui è nato OreFattura, che trasforma il lavoro eseguito in fattura elettronica componendo la bozza da cliente e periodo, con ore, lavori a corpo e canoni già dentro.
Un esempio: lo stesso freelance, tre anni dopo
Anno uno
Dieci fatture in dodici mesi, importi concordati a preventivo. La procedura web dell'Agenzia basta e avanza: cinque minuti a documento, conservazione inclusa, costo zero. Scelta giusta.
Anno tre
Sei clienti ricorrenti, due contratti di assistenza a canone, lavoro a ore e a corpo che convive. Il fine mese è diventato una ricostruzione: appunti, foglio di calcolo, promemoria dei rinnovi, e poi la fattura ricopiata a mano.
Il segnale
Il gratis non è diventato peggiore: è il lavoro che è cambiato. Quando ogni fattura richiede di ricostruire il mese, e ogni voce dimenticata è lavoro regalato, il canone di un gestionale costa meno delle ore perse.
Quali equivoci girano sul software di fatturazione gratuito?
No. Gli strumenti dell'Agenzia delle Entrate sono gratuiti per missione istituzionale e lo restano. I piani gratuiti dei software commerciali sono un canale di acquisizione: hanno limiti pensati per farti passare al piano a pagamento quando ormai i tuoi dati sono dentro. Nessuno dei due è sbagliato, ma vanno valutati per quello che sono.
Il confronto giusto non è canone contro zero: è canone contro le ore passate a ricostruire il lavoro, ricopiare voci e inseguire rinnovi, più le voci dimenticate che non vengono mai fatturate. Chi fattura tempo lo sa calcolare: è il proprio prezzo orario moltiplicato per le ore di fine mese.
No: aderendo al servizio dell'Agenzia delle Entrate la conservazione delle fatture elettroniche è gratuita, e resta disponibile anche se per l'emissione usi un altro strumento. È uno dei motivi per cui molti gestionali, OreFattura compreso, la lasciano volutamente al servizio pubblico.
I documenti si esportano, le abitudini no: anagrafiche, listini, contratti ricorrenti e storico del lavoro vanno ricostruiti. Per questo la scelta va fatta sul flusso di lavoro dei prossimi due anni, non sul prezzo del primo.
Cosa fare adesso
Conta le ore del tuo fine mese
Il costo nascosto del gratis
Quanto tempo passa tra «devo fatturare» e «fattura inviata»? Moltiplicalo per il tuo prezzo orario: quello è il canone che stai già pagando.
Guarda la tabella di questo articolo
Tre righe sì, tre righe no
Se stai nelle prime due righe, resta sul servizio gratuito dell'Agenzia: è la scelta giusta. Se ti riconosci nelle ultime tre, il problema non è la fattura ma il lavoro da rendicontare.
Prova il flusso sul tuo caso
Con le tue fatture davanti
Prendi il tuo ultimo fine mese reale e rifallo dentro un gestionale che parte dal lavoro: se il tempo non crolla, tieni il gratis.
Conta le ore del tuo fine mese
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Se stai nelle prime due righe, resta sul servizio gratuito dell'Agenzia: è la scelta giusta. Se ti riconosci nelle ultime tre, il problema non è la fattura ma il lavoro da rendicontare.
Prova il flusso sul tuo caso
Con le tue fatture davanti
Prendi il tuo ultimo fine mese reale e rifallo dentro un gestionale che parte dal lavoro: se il tempo non crolla, tieni il gratis.
Domande frequenti sul software di fatturazione gratuito
Sì. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione senza costi una procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, un software per PC e l'app FatturAE, con cui predisporre, trasmettere e consultare le fatture elettroniche. Si accede con SPID, CNS o credenziali dell'Agenzia.
Sì, aderendo al servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate le fatture emesse e ricevute vengono conservate a norma gratuitamente. L'adesione va fatta nel portale Fatture e Corrispettivi e vale anche se per emettere usi un software diverso.
Sì: l'obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari è generalizzato dal 2024, e gli strumenti dell'Agenzia bastano a predisporre, inviare e conservare le fatture. Il limite non è fiscale ma operativo: se il lavoro da fatturare va ricostruito ogni mese da appunti e fogli, il tempo speso supera presto il costo di un gestionale.
Quando la fattura smette di essere un documento e diventa il riepilogo del lavoro: più clienti, attività a ore e a corpo, canoni ricorrenti, incassi da seguire. Il criterio onesto è il tempo del fine mese: se supera stabilmente le poche ore, il canone si ripaga da solo.
No. OreFattura si usa in abbonamento, senza piano gratuito: il modo per capire se vale il costo è una demo guidata sul proprio caso reale, con le proprie fatture davanti. Se il servizio gratuito dell'Agenzia ti basta, te lo diciamo.
Se il tuo fine mese è una ricostruzione, il problema non è la fattura
OreFattura parte dal lavoro: attività a ore, a giornata e a corpo, canoni con i rinnovi automatici, e a fine mese la bozza di fattura si compone da sola e parte verso il Sistema di Interscambio. Vederlo sulle proprie fatture vale più di qualunque confronto.
